מיפוי ואפיון מערכת נוכחות לטובת מעבר למערכת חדשה

עיקרי הפרויקט

• מיפוי מלא של מערכת נוכחות עבור כ־20,000 עובדים.

• תיעוד תהליכים, דוחות, פרופילים וממשקים.

• זיהוי ושיפור תהליכי עבודה תוך כדי האפיון.

• גיבוש מסמך דרישות מרכזי לבחירת מערכת חדשה.

מכבי שירותי בריאות הפעילה מערכת נוכחות עבור כ־20,000 עובדים, כולל עובדי מיקור חוץ וחברות בנות. לקראת מעבר למערכת חדשה, עלה הצורך באפיון ראשוני ומקיף שירכז בצורה שיטתית את כלל הצרכים, הדרישות והתהליכים הקיימים כיום במערכת.

האפיון נועד לשקף באופן מדויק את אופן הפעולה בפועל – תהליכים, דוחות, פרופילים, הרשאות וממשקים, אפיון ומיפוי מערכת נוכחות ארגונית, כבסיס מקצועי ומובנה לבחירת מערכת חדשה התואמת את היקף הפעילות והמורכבות הארגונית.ולהבטיח שכל הדרישות הקריטיות יועברו באופן מובנה למערכת החדשה שתיבחר. בכך נוצר בסיס מקצועי ומבוסס נתונים לקבלת החלטה מושכלת, תוך צמצום סיכונים תפעוליים במעבר בין מערכות.

האתגרים

לאורך השנים התווספו למערכת הקיימת תהליכים, התאמות, סוגי מונים, דוחות והרשאות. חלקם תועדו, חלקם נשענו על ידע מצטבר של גורמים בארגון.

האתגר המרכזי היה לייצר תמונה מלאה ואמינה של:

• התהליכים בפועל, ולא רק הנהלים הכתובים

• הממשקים למערכות נוספות

• סוגי המשתמשים וההרשאות

• הדוחות המופקים ומי צורך אותם

ללא מיפוי כזה, קיים סיכון ממשי לבחירת מערכת שאינה נותנת מענה לצרכים הארגוניים או משמרת מורכבויות מיותרות.

הפתרון שלנו

בשלב הראשון בוצע מיפוי תהליכי ליבה במערכת הנוכחות ובמערכות המשיקות לה. עבור כל תהליך נבנה תיאור מלא הכולל פירוט פעולות, גורמים מבצעים, זיהוי נקודת ההפעלה (מערכת נוכחות, טיימביט, אפליקציה ועוד) ותרשים זרימה תומך.

במקביל מופו כלל הדוחות במערכת לפי סוגי משתמשים, וכן פרופילי עובדים והרשאות. נעשה גם מיפוי של סוגי מונים והוגדרו אזורים בהם ניתן לבצע איחוד והסדרה.

התהליך לא הסתפק בתיעוד. תוך כדי העבודה זוהו נקודות לשיפור וטיוב תהליכים קיימים, לצד הסדרה של מסמכים וטפסים תומכים.

בסיום גובש מסמך אפיון מרכזי אשר ריכז באופן מובנה את כלל הדרישות והועבר לבית תוכנה לצורך בחינת פתרונות ובחירת המערכת המתאימה לארגון.

התוצאה

נוצרה תמונת מצב מקיפה של מערכת הנוכחות בארגון מורכב ורב-חברתי. הארגון קיבל:

• מסמך דרישות מסודר וברור לצורך בחירת מערכת חדשה

• תיעוד מלא של תהליכים קריטיים

• הסדרה של פרופילים, הרשאות וסוגי מונים

• שיפור תהליכי עבודה תוך כדי האפיון