גיבוש תפיסת הפעלה והקמת מרכז שירות אחוד לסטודנט
המכללה האקדמית תל אביב–יפו פועלת בסביבה אקדמית משתנה, המחייבת התאמה שוטפת של מבנים ותהליכים ליעדים אסטרטגיים. שינויים מבניים ותפקודיים שנעשו במכללה יצרו צורך לבחון מחדש את מודל ההפעלה הארגוני ולוודא שהוא תומך באופן מלא בתוכנית האסטרטגית האקדמית. ההנהלה ביקשה לייצר בהירות מבנית ותהליכית, תוך התאמת השירותים לסטודנטים למציאות הארגונית החדשה.
האתגרים
השינויים הארגוניים יצרו פער בין המבנה הקיים לבין היעדים האסטרטגיים שהוגדרו. לא היה מדובר רק בעדכון תרשים ארגוני, אלא בצורך לבחון את אופן הפעולה בפועל – תהליכים, אחריות, ממשקים ותפקידי ליבה. האתגר המרכזי היה לייצר תפיסת הפעלה ברורה ומוסכמת, לבחון חלופות ארגוניות שונות ולבנות תוכנית שינוי ישימה שתוכל לעבור משלב התכנון לשלב היישום.
הפתרונות
העבודה החלה בבחינה ארגונית מעמיקה של פעילות המכללה. נותחו המבנה הקיים, תהליכי העבודה והממשקים בין היחידות השונות. על בסיס ניתוח זה גובשו חלופות לרה-ארגון, אשר אפשרו להנהלה לבחון מודלים אפשריים ולהגדיר מבנה יעד.
בהמשך ליווינו את שלב תכנון העל של תוכנית השינוי, ולאחר מכן את התכנון המפורט שנדרש לצורך יישום בפועל. במסגרת תוכנית השינוי הוחלט על הקמת מרכז שירות אחוד לסטודנט. המרכז הוגדר כמוקד שירות מרכזי, עם תהליכי עבודה ברורים, חלוקת תפקידים ומשימות מוסדרת והתאמה מלאה לתפיסת ההפעלה החדשה.
התוצאה
בסיום התהליך גובשה ואומצה תפיסת הפעלה ארגונית התומכת בתוכנית האסטרטגית האקדמית. הוקם מרכז שירות אחוד לסטודנט, והוגדרו תהליכי שירות, תפקידים ומשימות באופן ברור ומוסדר. התהליך יצר מסגרת ארגונית סדורה התואמת את השינויים המבניים ומאפשרת פעילות עקבית ומובנית בהתאם ליעדי המכללה.
