תכנון פונקציונלי
תכנון פונקציונלי הוא מנגנון קבלת החלטות ארגוני, לא שלב טכני שמגיע אחרי שהאסטרטגיה כבר נקבעה. הוא מייצר את המסגרת שבתוכה מתבצעת צמיחה, שינוי תפעולי, הרחבת שירותים ושדרוג יכולות. במציאות של רגולציה, תלויות תשתית, אילוצי בטיחות וריבוי בעלי עניין, התכנון קובע מה ניתן לבצע, באיזה סדר, ובאיזו רמת סיכון.
אנחנו מחברים בין היעדים העסקיים והתפעוליים לבין החלטות תכנון שניתנות למימוש ולהתקשרות. אנחנו מנסחים פרוגרמה, מתעדים זרימות וקיבולות, מתרגמים דרישות לשפה אדריכלית והנדסית, ומנהלים רציפות עד ביצוע, מסירה והפעלה. הערך אינו רק תוצרי תכנון, אלא שליטה. מסגרת אחת לכל שלבי ההליך, עקביות מקצועית בין דיסציפלינות, אחריות מוגדרת ומתודולוגיית בקרה שמקטינה סטיות ותקלות.
במכרזי PPP האתגר הוא לנסח מסמך שמגן על הפרויקט לאורך שנים. כאשר הדרישות אינן חדות, מדידות ואכיפות, מתקבלות הצעות שאינן ברות השוואה ונוצרות מחלוקות ותוספות בשנות תפעול. בהקשר זה, טעויות מכרז הן טעויות מחזור חיים.
צוות היועצים שלנו מלווה פרויקטי PPP בעריכת מכרז באמצעות תרגום כוונות לדרישות ביצועיות: הגדרת היקף עבודה, גבולות אחריות וממשקים, כתיבה מבוססת ביצועים, והגדרת מדדי שירות וביצוע עם נוסחאות, תדירות מדידה, ומנגנוני בקרה. אנו כוללים חלוקת אחריות, דרישות מידע למסירה, תכולות תחזוקה, וזמינות מערכות עם זמני תגובה ותיעוד מחייב.
למניעת הפתעות, אנו בונים מנגנון מסחרי שקוף: הנחות עבודה מחייבות, מנגנון ניהול שינוי, ותנאי תשלום המחוברים לעמידה בביצועים. אנו תומכים גם בהבהרות, בבדיקת עקביות מסמכים, ובניהול רשימת פערים כדי למנוע אובדן החלטות.
התוצר הוא מכרז שמקטין אי ודאות ומאפשר השוואת הצעות מקצועית, לפני שהעלות האמיתית מתגלה בשטח.
לפני יציאה לדרך קיימים חזון וצורך, אך לא תמיד יש תשובה האם המהלך בר ביצוע תחת אילוצים, רגולציה ותלויות. בדיקת היתכנות מייצרת מסגרת החלטה: מה אפשרי, באילו תנאים, ומהו פרופיל הסיכון.
צוות המתכננים והיועצים שלנו בודק היתכנות בשלוש שכבות: תפעולית, תכנונית הנדסית, ורגולטורית וממשקים. אנו מפתחים חלופות ומציגים פשרות באופן שקוף: עלות מול זמן, גמישות מול יעילות, סיכון מול מורכבות, והשפעה על פעילות שוטפת.
הכלים כוללים רשימת סיכונים המחוברת לפעולות, ניתוח תרחישים, אבני דרך ותלויות, והערכת סדרי גודל תקציביים. התוצר הוא דוח החלטה הכולל חלופה מומלצת, תנאים להצלחה, פערי מידע שיש לסגור, ותוכנית עבודה להמשך.
בשכירות למשרדים, מרלו״גים או מבנים תפעוליים, נכס כמעט מתאים עלול להפוך לעלות מתמשכת אם חותמים לפני בדיקה מקצועית של התאמות. הפערים מתגלים אחר כך כזמן, כסף, וסיכון תפעולי.
בליווי שכירות מותאמת יוצאים לדרך בהבנת צרכי הארגון, לא בצרכים של הנכס. אנחנו מנסחים פרוגרמה, קיבולות וזרימות, ומגדירים דרישות מערכות כגון חשמל, מיזוג, תקשורת, עומסים, בטיחות אש ונגישות. לאחר מכן אנו בודקים התאמת נכס: יחס נטו מול ברוטו, גובהי חלל, אפשרויות חלוקה, לוגיסטיקה במידת הצורך, ואילוצים סמויים. את הפערים אנו מתרגמים לעלות, זמן וסיכון, כדי שלא יישארו כהפתעות לאחר החתימה.
השלב הקריטי הוא תרגום הממצאים להחלטה ניהולית ולמסגרת התקשרות. אנו מגדירים נספח התאמות, חלוקת אחריות בין בעלים לשוכר, תשתיות מסופקות, לוחות זמנים למסירה, קריטריוני קבלה, ומנגנון שינוי. במקביל אנו משרטטים עקרונות מעבר כדי לוודא ישימות תפעולית.
בסוף התהליך הלקוח מקבל מעטפת החלטה לבחירת נכס, לא רק חוות דעת על נכס: תמונת התאמה לצרכים הארגוניים, מפת פערים ועלויות, סדרי עדיפויות לתיקונים והתאמות, סיכונים ודרכי צמצום, והגדרות חוזיות שמגנות על הארגון. אלו החלטות מוקדמות שמונעות טעויות יקרות ומייצרות חיסכון מצטבר בהמשך הפרויקט.
בארגונים שמחזיקים פורטפוליו של מבנים, גופי שירות עם קבלת קהל, רשויות, חברות ניהול נכסים או ארגונים פרוסים גאוגרפית, הבעיה המרכזית אינה מבנה בודד אלא שליטה רוחבית. כאשר לכל אתר יש תיעוד אחר, שפה אחרת וסף טיפול אחר, קשה להשוות, קשה לתעדף, וקשה לקבל החלטות תפעוליות מהירות. סקר מבנים במובן הזה אינו בדיקת ליקויים נקודתית. הוא תהליך אחיד שמייצר נתונים עקביים, דירוג, ומאגר מידע שניתן לנהל.
צוות היועצים של AVIV מגדיר מסגרת סקר מותאמת לארגון: מה בודקים, באיזה עומק, ומהו סט מדדים אחיד לכל הנכסים. אנחנו מבצעים סקרים במספר אתרים לפי מתודולוגיה אחת, כך שניתן להשוות בין מבנים שונים לאורך זמן ולזהות מגמות. הבדיקה מחוברת לרמת השירות שהמבנה אמור לספק, כולל שכבת קבלת קהל במידת הצורך, ותנאי תפעול ותחזוקה.
הסקר בנוי כך שייצר החלטה ולא רק תיאור. לכל מבנה נקבע דירוג לפי קריטריונים שנקבעים מראש, למשל בטיחות, רציפות שירות, אמינות מערכות, סיכון תפעולי, מצב מעטפת וגמר, ותפקוד מערכות. הממצאים מתורגמים לרשימת פעולות ישימות, עם דחיפות, בעלות, והערכה סדרתית של עלות וזמן, כדי שניתן יהיה לבנות תוכנית עבודה רב שנתית לצד טיפול מיידי בנקודות קריטיות.
התוצר המרכזי הוא מאגר נתונים לניהול נכסים: רישום נכסים לפי שפת הלקוח, סטטוס לכל רכיב ומערכת, היסטוריית טיפול והמלצות, ודוחות רוחביים שמאפשרים תיעדוף תקציבי ותפעולי. כך הנהלה ומנהלי נכסים מקבלים תמונת מצב אחת, יכולת השוואה בין אתרים, ותשתית לקבלת החלטות מהירה, במקום ניהול מבוזר ותלוי ידע מקומי.
הייחוד של חברת AVIV הוא השילוב בין דיסציפלינות שבדרך כלל פועלות בנפרד: מהנדסי תעשייה וניהול שמגדירים תהליכים ומדדים, אדריכלים ומעצבים שמבינים שימוש וחוויית משתמש, פרוגרומטרים שמתרגמים צורך לשפה תכנונית מדידה, ויועצי מצוינות תפעולית שמייצרים שגרות ניהול והטמעה. החיבור הזה מאפשר להגדיר מודל תפעול, לבנות נתונים ונראות ניהולית, ולוודא שהפתרון עובד במבנה, במערכות וביום יום.
