ניהול פרויקטים ומנהלות

מנהלת אינטגרטיבית נדרשת כאשר פרויקט או תוכנית חוצים ארגונים, דיסציפלינות, תקציבים ובעלי עניין. במצבים כאלה לא מספיק למנות מנהל פרויקט. צריך להקים מערכת ניהול שמחזיקה ממשל, שגרות, תעדוף, בקרה, תיאום ודיווח לאורך זמן.

הערך של מנהלת הוא יצירת תשתית עבודה שמאפשרת לעשרות גורמים לזוז באותו כיוון. היא מגדירה אחריות, מסלולי החלטה, שפה משותפת, מדדים, תהליכי תיאום והצפת חסמים. כך הפרויקט אינו תלוי בתיאומים נקודתיים, אלא עובד לפי מערכת שמחזיקה קצב גם כאשר המורכבות עולה.

AVIV מקימה ומפעילה מנהלות אינטגרטיביות לפרויקטים ותוכניות מורכבות. אנחנו מחברים בין אסטרטגיה, תכנון, הנדסה, תקציב, לו״ז, בעלי עניין, תקשורת, PMO, ביצוע והטמעה.

השירות מתאים למשרדי ממשלה, רשויות, חברות ממשלתיות, גופי תשתית, חברות עסקיות וארגונים שמנהלים תוכניות מורכבות ורב שנתיות.

השירות כולל:

• הקמת מבנה מנהלת, תפקידים, סמכויות ושגרות החלטה.
• בניית תוכנית עבודה רב שנתית או תוכנית שלביות.
• הקמת PMO לניהול לו״ז, תקציב, ביצועים וסיכונים.
• תכלול תכנון, ביצוע, תקציב, רגולציה ובעלי עניין.
• ניהול ממשקים מול גורמי ממשל, רשויות, ספקים וציבור.
• הפקת דוחות הנהלה, סטטוסים, דגלים והמלצות פעולה.
• ניהול ידע, מסמכים, החלטות ושינויים.

התוצרים כוללים מודל מנהלת, תוכנית עבודה, ממשל ניהול, שגרות עבודה, דוחות PMO, מפת בעלי עניין, מפת סיכונים, מאגר החלטות ותמונת מצב שוטפת להנהלה.

שאלות ותשובות

איך מקימים תפיסת הפעלה למנהלת אינטגרטיבית?

תפיסת ההפעלה מגדירה את מבנה המנהלת, תפקידים, סמכויות, תהליכי עבודה, שגרות דיווח, מנגנוני החלטה, ממשקים עם בעלי עניין ויכולת ביצוע. המודל צריך להבהיר איך המנהלת פועלת ביום יום ולא רק איך היא נראית ארגונית.

מה כולל מודל ההפעלה במנהלת מורכבת?

מודל ההפעלה כולל ועדות היגוי, דרגי החלטה, מסלולי אישור, ניהול חסמים, דיווח הנהלה, ניהול סיכונים ותיעוד החלטות. זהו מנגנון שמוודא שהמנהלת יכולה לקבל החלטות ולבצע אותן לאורך זמן.

איך מנהלת אינטגרטיבית מנהלת תלות בין גורמים?

מנהלת ממפה תלותים בין פרויקטים, גופים, תקציבים, רגולציה, תכנון וביצוע. לכל תלות מגדירים בעלים, תאריך יעד, השפעה וסיכון. בלי ניהול תלותים, תוכנית רחבה מתקדמת בחלקים שאינם מסונכרנים.

מה ההבדל בין PMO לבין מנהלת אינטגרטיבית?

PMO  מתמקד בדרך כלל בבקרה, מתודולוגיה ודיווח. בעוד מנהלת משלבת תכלול בעלי עניין, קידום חסמים, החלטות רוחביות, תיאום ביצוע והובלת תוכנית רב תחומית. במנהלות מורכבות נדרש לרוב המודל הרחב יותר.

אתגר לאומי אינו מתקדם דרך פרויקט אחד. הוא דורש תיאום בין משרדי ממשלה, רשויות, גופים מבצעים, תקציבים, רגולציה, תכנון, ביצוע וציבור. בלי גוף שמחזיק את התמונה הרחבה, התוכניות מתפצלות למסלולים מקבילים והחזון נשאר רחוק מהיישום.

מנהלת לאומית צריכה לתרגם מדיניות לתוכנית פעולה. להגדיר יעדים, אבני דרך, אחריות, שלביות, תקציב, מדדים ודיווח. היא צריכה לדעת מה קורה בכל תוכנית משנה, איפה יש חסם, אילו החלטות נדרשות, ומה ההשפעה על היעד הכולל.

אנחנו מקימים ומפעילים מנהלות לאומיות ותוכניות רב שנתיות מתוך שילוב בין אסטרטגיה , תכנון, רגולציה, תקציב, PMO, ניהול בעלי עניין וביצוע. המטרה היא להפוך כיוון מדיניות למנגנון פעולה שניתן לנהל ולמדוד.

השירות מתאים למשרדי ממשלה, חברות ממשלתיות, רשויות, גופים ציבוריים ומנהלות שמובילות תוכניות לאומיות או אזוריות רחבות.

השירות כולל:

• מיפוי בעלי עניין, סמכויות ותלויות בין גופים.
• הגדרת ממשל מנהלת, תפקידים ומנגנוני החלטה.
• בניית תוכנית רב שנתית עם יעדים, אבני דרך ותעדוף.
• תכלול פורטפוליו פרויקטים ותוכניות משנה.
• ניהול לו״ז, תקציב, איכות וסיכונים ברמת מנהלת.
• ניהול חסמים מול גופי ממשל ואישור.
• דיווח שקוף שמחבר בין התקדמות בשטח למדיניות וליעדים.

התוצרים כוללים תוכנית רב שנתית, מודל ממשל, תוכנית עבודה שנתית, פורטפוליו פרויקטים, דוחות PMO, מפת חסמים, מאגר החלטות ודוחות הנהלה.

שאלות ותשובות

מה כוללת מנהלת לאומית?

מנהלת לאומית כוללת ממשל ניהול, תוכנית עבודה רב שנתית, תכלול פרויקטים, בקרה על תקציב ולו״ז, ניהול חסמים ודיווח למקבלי החלטות.

למה תוכניות לאומיות נתקעות?

בדרך כלל בגלל ריבוי גופים, פערי סמכות, תקציבים לא מסונכרנים, החלטות לא סגורות, חסמים רגולטוריים וחוסר בתמונת מצב אחת.

איך מנהלת לאומית משפרת ביצוע?

היא מייצרת תעדוף, אחריות, שגרות החלטה, בקרה והצפת חסמים בזמן, כך שהמערכת יכולה להתקדם לפי תוכנית ולא רק לפי תגובות נקודתיות.

איך מודדים הצלחה של תוכנית לאומית?

מדידת התוצאה הציבורית או המערכתית, לא רק ביצוע משימות. לצד מדדי לו״ז ותקציב, חשוב למדוד השפעה, שימוש, היקף יישום, הסרת חסמים, מוכנות תפעולית ותועלת לציבור או למשק.

התחדשות עירונית דורשת יותר מקידום תוכניות. היא דורשת גוף שמחזיק את התמונה העירונית: מדיניות, סטטוטוריקה, תושבים, יזמים, תשתיות, מוסדות ציבור, תחבורה, רישוי ושלביות ביצוע.

כאשר כל יוזמה מתקדמת בנפרד, נוצרים פערים בין צרכי העיר לבין היתכנות יזמית, בין התוכנית לבין התשתיות, ובין ציפיות התושבים לבין תהליך שנמשך שנים. מנהלת התחדשות עירונית נועדה לייצר כתובת אחת, כללי משחק ותהליך עקבי.

אנחנו מלווים הקמה ותפעול של מנהלות התחדשות עירונית, כולל גיבוש מדיניות, תעדוף מתחמים, קידום סטטוטורי, תיאום יועצים, ניהול מידע, קשר עם תושבים ויזמים ודיווח לרשות.

השירות מתאים לרשויות מקומיות, חברות כלכליות, מנהלות עירוניות, יזמים וגופים ציבוריים שמקדמים התחדשות עירונית ברמת מתחם או עיר.

השירות כולל:

• מיפוי מתחמים, יוזמות, בעלי עניין ותוכניות חלות.
• גיבוש מדיניות התחדשות עירונית ותעדוף מתחמים.
• בניית תוכנית עבודה רב שנתית לקידום מתחמים.
• תכלול יועצים ונספחים לקידום סטטוטורי.
• ניהול ממשקים מול מוסדות תכנון ורישוי.
• ניהול קשר עם תושבים, בעלי זכויות ויזמים.
• בקרה ותיעוד של סטטוסים, חסמים וסיכונים.

התוצרים כוללים מודל מנהלת, מדיניות התחדשות עירונית, תוכנית עבודה, מפת מתחמים, סטטוס תוכניות, דוחות חסמים, חומרי מידע לתושבים וליזמים ודוחות ניהול לרשות.

שאלות ותשובות

איך בונים תכנית עבודה להתחדשות עירונית ברשות מקומית?

מנהלת התחדשות עירונית ממפה מתחמים, סטטוס תכנוני, בעלי עניין, חסמים, כדאיות, תשתיות, שטחי ציבור, שלביות ותעדוף. המטרה היא לאפשר לרשות לנהל את ההתחדשות כתוכנית עירונית ולא כאוסף יוזמות מנותקות.

מה כוללת בדיקת התכנות למתחם התחדשות עירונית?

בדיקת התכנות בוחנת היתכנות תכנונית, כלכלית, סטטוטורית, תשתיתית, תחבורתית וחברתית. הבדיקה צריכה להראות אם המתחם ניתן לקידום, אילו תנאים נדרשים ומהם הסיכונים לפני כניסה לתכנון מתקדם.

איך מנהלים את בעלי העניין  בהתחדשות עירונית?

מנהלת התחדשות עירונית ממפה את קבוצות הדיירים, בעלי זכויות, יזמים, רשות, מוסדות תכנון, עסקים, מוסדות ציבור וקהילה. לכל קבוצה נדרשים מסרים, ערוצי קשר, תהליך מענה ותיעוד פניות, כדי להפחית אי ודאות ולנהל אמון לאורך זמן.

כאשר ארגון מנהל עשרות פרויקטים, השאלה אינה רק איך כל פרויקט מתקדם. השאלה היא האם כלל הפרויקטים משרתים את היעדים, האם יש משאבים מתאימים, אילו פרויקטים תלויים זה בזה, ואיפה נדרש לתעדף מחדש.

ניהול פורטפוליו מאפשר להנהלה לקבל תמונת על על כל הפרויקטים: ביצוע מול תוכנית, תקציב מול התחייבויות, סיכונים רוחביים, עומסי משאבים, חסמים ותועלת עסקית או ציבורית. כך ניתן להפסיק לנהל רק בעיות נקודתיות ולהתחיל לנהל סדר עדיפויות.

אנחנו מסייעים לארגונים לבנות ולנהל פורטפוליו פרויקטים באמצעות מתודולוגיה, מדדים, דוחות, מנגנוני תעדוף ושגרות הנהלה. השירות מחבר בין אסטרטגיה לביצוע ומאפשר לראות אילו פרויקטים צריכים האצה, שינוי, עצירה או החלטת הנהלה.

השירות מתאים לארגונים גדולים, גופי מטה, רשויות, חברות ממשלתיות, חברות תשתית וחברות עסקיות שמנהלות תוכניות מרובות פרויקטים.

השירות כולל:

• מיפוי כלל הפרויקטים, תכולות, תקציבים, לו״ז, בעלים ותלויות.
• הגדרת מדדי פורטפוליו ודירוג חשיבות, דחיפות וסיכון.
• בניית מנגנון תעדוף והחלטות הנהלה.
• זיהוי תלויות בין פרויקטים ומשאבים.
• ניהול תמונת תקציב, לו״ז, תועלת וסיכון ברמה רוחבית.
• הפקת דוחות סטטוס ודשבורדים להנהלה.
• המלצות להאצה, תיקון, דחייה, איחוד או עצירת פרויקטים.

התוצרים כוללים מפת פורטפוליו, מודל תעדוף, דשבורד הנהלה, סטטוס תקציב ולו״ז, מפת תלויות, מפת סיכונים והמלצות פעולה ברמת הנהלה.

שאלות ותשובות

מהו ניהול פורטפוליו פרויקטים?

ניהול פורטפוליו הוא ניהול רוחבי של כלל הפרויקטים בארגון או בתוכנית, כדי לוודא שהם מחוברים ליעדים, למשאבים, לתקציב ולסדרי העדיפויות.

איך מגדירים  מדרג פרויקטים אסטרטגי?

מדרג פרויקטים לפי תרומה אסטרטגית, דחיפות, סיכון, תקציב, תועלת, תלותים, זמינות משאבים והשפעה עסקית או ציבורית. המודל מאפשר להחליט מה מקדמים, מה דוחים ומה דורש התערבות הנהלה.

מה כולל Portfolio Dashboard אפקטיבי?

Portfolio Dashboard  צריך להציג תמונת על על סטטוס פרויקטים, תקציב, לו״ז, סיכונים, תלויות, עומסי משאבים, החלטות פתוחות ותועלת צפויה. הדשבורד צריך לסייע להנהלה לתעדף ולפעול, לא רק לראות רשימת פרויקטים.

איך מזהים תלות בין פרויקטים  בניהול פרוטפוליו?

ניתוח תלויות בין פרויקטים, למשל תקציב משותף, תשתית אחת, ספק מרכזי, מערכת מידע, רגולציה או צוות מומחים. זיהוי מוקדם שלהן מאפשר למנוע עיכוב בפרויקט אחד שמשפיע על פורטפוליו שלם.

איך מחליטים אם לעצור, לדחות או להאיץ פרויקט בפורטפוליו?

החלטה כזו מבוססת על ניתוח ערך מול סיכון, בשלות, תקציב, משאבים, תלותים והשפעה על יעדי הארגון. ניהול פורטפוליו מקצועי מאפשר להנהלה לבצע שינויי תעדוף על בסיס נתונים ולא על בסיס לחץ נקודתי.