ניהול פרויקטים ומנהלות

תכנון מתקדם כשיש יד מכוונת שמסנכרנת בין היועצים, סוגרת ממשקים ומובילה החלטות בזמן, כך שכל תוצר מתחבר לתוצר הבא. כשהיועצים והמתכננים עובדים בקצבים שונים, מגישים תוצרים שלא יושבים אחד על השני, או ממתינים להחלטות שלא נסגרות בזמן, התכנון “קיים” אבל לא הפרויקט תקוע. הפערים צפים בישיבות, בהגשות, או בתחילת ביצוע ואז הם הופכים לסבבי תיקון, הערות חוזרות, שינויי תכנון ועלויות וזמן שנשחקים. המחיר הוא עיכוב בקבלת היתרים ובהתקדמות, פגיעה בוודאות התקציבית, ותכנון שלא מחזיק מול הביצוע כי הממשקים לא נסגרו בזמן.

הגישה שלנו בניהול תכנון מכוונת קצב ותכלול. מתחילים בהגדרת תכולה, תוצרים ונקודות החלטה שמחייבות סגירה מוקדמת, ומתרגמים את זה לתוכנית עבודה לתכנון שמגדירה מי מגיש מה, מתי, ובאיזה פורמט, כך שכל דיסציפלינה יכולה להתקדם בלי להיתקע על חסר של אחרת. משם עוברים לניהול סנכרון שוטף בין כל היועצים והמתכננים, מעקב החלטות וסגירת פערים בזמן אמת, כך שהתכנון הופך לרצף של תחנות ברורות ולא לאוסף מסמכים. לאורך כל הדרך מתקיימות בקרות עקביות בין נספחים ותוכנית, וניהול שינויים שמונע גרסאות מקבילות ומחזיר את כולם לאותה תמונת מצב.

הליווי כולל

• מיפוי דיסציפלינות, תלויות וממשקים, ולהגדיר סדר עבודה שמונע המתנות בין יועצים
• הגדרת תכולה, תוצרים ופורמטים להגשה, כולל תנאי סף לכל תחנה בתכנון
• בניית תוכנית עבודה לתכנון עם לוח זמנים, אבני דרך ומעקב אחר התחייבויות
• תכלול תוצרים בין היועצים, לבצע בדיקות עקביות, ולסגור התנגשויות לפני הגשות
• ניהול החלטות ושינויים עם תיעוד ברור של מקור, השפעה וסגירה, כדי למנוע חזרות ותיקונים
• הגדרת שגרות ניהול קבועות, סטטוסים, מעקב משימות, והצפת חסמים בזמן שמאפשר פתרון
• ליווי מול גורמי אישור לפי צורך, כך שהתוצרים מוגשים בשלים ומתואמים ולא חוזרים להשלמות

התוצר הוא סט תכנון מתואם ומנוהל שמתקדם לפי אבני דרך, עם תמונת מצב אחת מוסכמת לכל היועצים והמתכננים. זה מאפשר יציאה לביצוע עם תכולה סגורה, ממשקים פתורים ופחות סבבי תיקון, כך שהפרויקט מתקדם בקצב עם יותר ודאות ופחות הפתעות.

תכנון סטטוטורי מתקדם כשיש יד מכוונת שמחזיקה את המסלול מול הוועדות, הרגולטורים ובעלי העניין, ומייצרת רצף החלטות ותוצרים שמתאימים לכללי המשחק של מערכת התכנון. בהליך שמתנהל במקביל מול גורמים שונים, כל תחנה תלויה בתחנה שלפניה, וכל מסמך חייב להיות מדויק בפורמט, בתכולה ובהיגיון התכנוני כדי לעבור בלי סבבים מיותרים. כשאין גורם שמרכז את התמונה, ההליך נמשך, הדרישות משתנות תוך כדי תנועה, ונפתחים פערים בין יועצים, נספחים ותוכנית.

ליווי צוות מנהלי הפרויקטים שלנו מכוון החלטה ומסלול. מתחילים במיפוי מפת הדרכים של ההליך לפי סוג התוכנית והרמה התכנונית, תנאי הסף והגורמים המאשרים, ומגדירים מראש את נקודות ההכרעה והתוצרים שיידרשו בכל תחנה. ממשיכים לתכלול צוות התכנון והנספחים כך שהמסמכים עקביים, ניתנים להגשה, ומחוברים לביצוע ולהפעלה. לאורך הדרך מתקיימת בקרה שוטפת על סטטוסים, דרישות ושינויים, וניהול דיאלוג מתואם מול מוסדות התכנון כדי לצמצם “הפתעות” בדיונים ולהתקדם בקצב.

הליווי כולל

• מיופי מסלול ההליך הסטטוטורי לפי רמת התוכנית, ועדות רלוונטיות, רגולטורים ובעלי עניין.
• הגדרת תנאי סף, נקודות החלטה ותוכנית הגשות שמחברת לו״ז, תלותים ותוצרים נדרשים.
• תכלול צוות תכנון רב תחומי ולסנכרן נספחים, פורמטים ותכולות למסמך אחיד. להגשה
• בחינת חלופות להיתכנות רגולטורית, ביצועית ותפעולית.
• קיום דיאלוג מקדים ומעקב דרישות מול מוסדות תכנון וגורמים מאשרים לפני דיונים רשמיים.
• ביצוע בקרה ותיעוד של הערות, תנאים ושינויים, ולסגור פערים באופן מדורג עד עמידה בדרישות.
• ליווי שלבי התנגדויות ושיתוף ציבור במידת הצורך, כולל מענה מסודר והכנת חומרים לדיונים.

התוצר הוא מפת דרכים סטטוטורית וסט מסמכי הגשה עקבי שמחזיקים מול גורמי אישור ומחוברים לביצוע ולהפעלה, ומאפשרים ודאות גבוהה יותר, פחות סבבים והשלמות, וקצב התקדמות יציב עד אישור ותוקף.

קידום תב״ע מתקדם כשמישהו מנהל את המכשולים, לא רק את המסמכים. זה הליך שמתקיים תחת ריבוי בעלי עניין עם אינטרסים שונים ולעיתים מנוגדים, ובמקביל תחת שעון: יעדים עסקיים, חלונות תקציב, לוחות זמנים של ועדות, ותלות בהחלטות של גורמי תשתית ורגולציה. גם כשהרעיון התכנוני נכון, התוכנית יכולה להיתקע על תיאומים שלא נסגרו, נספחים שלא מיושרים, דרישות שמופיעות מאוחר, או התנגדויות שמגיעות בלי היערכות מוקדמת. במצב כזה ההליך “זז” אבל לא מתקדם, כי כל תחנה מייצרת חזרה אחורה.

הניהול שלנו בתכנון וקידום תב״ע מכוון עמידה בלוחות זמנים דרך שליטה במסלול ובבעלי העניין. מתחילים במיפוי מוקדם של הגורמים המשפיעים, תנאי סף, נקודות החלטה וסיכוני עיכוב, ומגדירים תוכנית עבודה שמחברת תכולות הגשה, תיאומים ותזמון ריאלי מול הוועדה. ממשיכים לתכלול צוות היועצים כך שהנספחים עובדים יחד ולא נפתחים מחדש בכל סבב, ומנהלים דיאלוג מתוזמן מול מוסדות התכנון כדי לצמצם דרישות בדיעבד. לאורך הדרך מטפלים בהערות ובהתנגדויות באופן מדורג ומתועד, כך שהתגובות מקדמות החלטה ולא מושכות את ההליך לעוד סיבוב.

הליווי כולל

• מיפוי מצב קיים, מגבלות, זכויות ופוטנציאל תכנוני, ולגזור מהם תנאי סף לתוכנית.
• הגדרת מסלול סטטוטורי לפי סוג התב״ע והסמכות (מקומית, מחוזית, ארצית/ות״ל), כולל אבני דרך.
• בניית תוכנית הגשה מדורגת שמפרקת את ההליך לתוצרים, נספחים ותלויות בין גורמים.
• תכלול צוות יועצים רב תחומי ולסנכרן נספחים, פורמטים ותכולות למסמך עקבי להגשה.
• בחינת חלופות ולתעד תיק החלטה שמציג היתכנות רגולטורית, ביצועית ותפעולית.
• ניהול דיאלוג, הגשות ומענה להערות מול מוסדות התכנון והרגולטורים עד סגירת דרישות.
• ליווי שלבי התנגדויות ושיתוף ציבור לפי צורך, כולל הכנת חומרים ומענה מתועד.

התוצר הוא תב״ע מגובש ומוכן לתוקף, כולל מפת דרכים סטטוטורית ותיק החלטות מתועד, שמאפשרים ודאות גבוהה יותר, פחות סבבים מול הוועדות, וקידום מהיר יותר מהחלטה תכנונית להיתרי בנייה ולביצוע.

לוחות זמנים, תקציב ואיכות הם שלושה אדנים שנאבקים זה בזה כבר בשלב התכנון, וכל החלטה שמתקבלת בתהליך מזיזה לפחות אחד מהם. לחץ לקצר תכנון מייצר מסמכים לא בשלים שמחזירים הערות ופותחים סבבים; ירידה לפרטי יתר שאינם קריטיים שורפת תקציב תכנון בלי לקדם תחנה סטטוטורית או החלטת ביצוע; ופשרה על איכות גוררת השלמות, התנגדויות ותיקונים שמאריכים את ההליך ומחלישים את הוודאות מול בעלי עניין. לכן בניהול תכנון, האיזון ביניהם הוא לא “ניהול כללי” אלא תעדוף תוצרים, סגירת ממשקים בזמן, וקבלת החלטות מוקדמת שמונעת תיקונים מאוחרים.

הליווי שלנו מאזן בין שלושת האדנים דרך ניהול שמכוון נקודות החלטה. מתחילים בהגדרת קצב ריאלי ומסלול התקדמות, כולל מה חייב להיסגר עכשיו ומה יכול להיסגר בשלבים, ומתרגמים את זה לתוכנית עבודה של התכנון עם בקרות איכות ותעדוף תוצרים. ממשיכים בניהול שוטף של סטטוסים, חריגות וסיכונים, כולל הצפת פערים בזמן אמת והצעת מהלכים שמנצלים עיכובים כדי לחזק מסמכים ולהפחית סבבים. לאורך הדרך נשמרת שקיפות מול הלקוח כדי שהניהול מתקדם יחד איתו ולא נשאר תלוי בליווי חיצוני.

הליווי כולל

• מיפוי את נקודות ההכרעה ולגזור מהן סדר עדיפויות לתוצרים ולנספחים.
• הגדרת לו״ז תכנון ריאלי עם אבני דרך, תלותים ומנגנון עדכון סטטוס קבוע.
• תקצוב את שלב התכנון לפי שלבים ותוצרים, ולנהל חריגות ושינויי תכולה בזמן אמת.
• קביעת סטנדרט איכות למסמכים לפני הגשה, כולל בדיקות עקביות בין נספחים ותוכנית.
• ניהול סיכונים ותלויות שמאיימים על הקצב, ולהחליט מוקדם על פעולות מתקנות.
• תיעוד החלטות ושינויים כך שכל גורם עובד לפי אותה תמונה, ללא “גרסאות מקבילות”.
• ליווי את הלקוח בנקודות החלטה עם חלופות ברורות והשלכות על זמן, תקציב והיתרים.התוצר הוא תוכנית ניהול תכנון מבוקרת שמחברת לו״ז, תקציב וסטנדרט איכות למסלול החלטות ברור, ומאפשרת ודאות גבוהה יותר, פחות סבבים והשלמות, וקצב התקדמות יציב עד אישור והמשך לביצוע.