ניהול פרויקטים ומנהלות

מנהלות לאומיות נדרשות כשאתגר ציבורי חוצה משרדי ממשלה וגופים מבצעים, ונשען על שורה ארוכה של בעלי עניין שצריכים להתקדם יחד לאורך שנים. בלי גוף אחד שמחזיק את התמונה הרחבה, מתקבלים מסלולים מקבילים, החלטות שמתפזרות בין ועדות ודרגים, ותוכניות רב שנתיות של 5 ו- 10 שנים שנשארות ככוונה ולא הופכות לביצוע מדורג. המחיר של טיפול מאוחר הוא אובדן קצב, שחיקה באמון הציבור, פער בין חזון ליכולת יישום, ולעיתים גם בזבוז תקציבי שנובע מחוסר תעדוף ומחוסר סנכרון בין תוכניות ותלויות.

הגישה שלנו להקמה ותפעול מנהלות לאומיות מכוונת מימוש מדורג של אינטרס לאומי. מתחילים בהגדרת החזון כמסלול החלטות ותוכנית עבודה רב שנתית, עם יעדים מדידים, אבני דרך ותנאי סף שמחוברים לרגולציה, תקציב ותפעול. ממשיכים לתכלול בעלי העניין והגופים הממשלתיים סביב מנגנוני ממשל, שגרות ניהול ובקרות, כך שכל גורם יודע מה נדרש ממנו, מתי ואיך זה מתחבר לתמונה הכוללת. לאורך הדרך נשמרת עקביות בין תכנון לביצוע באמצעות ניהול לו ז, תקציב, סיכונים ותיעוד החלטות, כדי שהמערכת מתקדמת כיחידה אחת ולא כאוסף פרויקטים.

הליווי כולל

• מיפוי בעלי עניין, סמכויות ותלויות בין משרדי ממשלה, רגולטורים, רשויות וגופים מבצעים.
• הגדרת ממשל מנהלת, תפקידים, מנגנוני החלטה ושגרות עבודה שמחברים הנהלה וביצוע.
• בניית תוכנית רב שנתית ל- 5 ו- 10 שנים עם יעדים, אבני דרך, תעדוף ותוכנית שלביות.
• תכלול פורטפוליו פרויקטים ותוכניות משנה, כולל סנכרון בין תקציבים, תלויות וממשקים.
• ניהול לו"ז, תקציב, איכות וסיכונים ברמת מנהלת, כולל מנגנון בקרה והרמת דגלים.
• ניהול ממשקים מול גופי ממשל ואישור, כולל הכנת חומרים, מעקב החלטות וקידום חסמים.
• הפקת תמונת מצב ניהולית ודיווח שקוף שמחברים בין התקדמות בשטח למדיניות וליעדים.

התוצר הוא מנהלת מתפקדת שמחזיקה תוכנית רב שנתית כיישום בפועל, עם מסלול החלטות, תעדוף ובקרות שמאפשרים לקדם אינטרסים לאומיים בקצב, לחבר בעלי עניין סביב אותה תמונה, ולהפוך חזון לתוכנית פעולה מדורגת שניתנת לניהול ולמדידה.

התחדשות עירונית מתקדמת כשיש גוף עירוני שמחזיק יחד מדיניות, סטטוטוריקה ותיאום עם התושבים והיזמים, ולא מאפשר לכל יוזמה לייצר מסלול נפרד. בעיר צפופה, כל תוכנית משפיעה על תשתיות, מוסדות ציבור, תנועה, שטחים פתוחים ואיכות חיים, ולכן ריבוי פרויקטים במקביל מייצר עומס בעלי עניין, התנגדויות, ותלות בהחלטות של מוסדות תכנון וגורמי רישוי. בלי מנהלת שמכוונת את התמונה העירונית תחת לוחות זמנים, נוצרים פערים בין צרכי העיר לבין ההיתכנות היזמית, בין מה שמאושר סטטוטורית לבין מה שניתן לממש בפועל, ובין ציפיות התושבים לבין תהליך שמתנהל לאורך שנים.

הניהול שלנו במנהלות התחדשות עירונית מכוון קידום תוכניות בפועל דרך שילוב של ניסיון סטטוטורי וניהול תהליך עירוני. מתחילים בגיבוש מדיניות וכללי משחק להתחדשות בעיר, כולל תעדוף מתחמים, עקרונות תכנון ופרוגרמה לשטחי ציבור, וממשיכים לקידום סטטוטורי של תוכניות פינוי בינוי ותוכניות משלימות, עם תכלול יועצים, נספחים ותיאומים כך שהתוצרים עובדים יחד ומתקדמים בתחנות ברורות. במקביל המנהלת משמשת כתובת לתושבים וליזמים, מנהלת פניות ומידע, ומחזיקה דיאלוג שמצמצם אי ודאות ומאפשר לרשות לקדם יוזמות בצורה עקבית. אנחנו מלווים רשויות ויזמים בניהול תוכניות להתחדשות ובסטטוטוריקה, כולל ניסיון בהקמה ותפעול מנהלת התחדשות עירונית, כפי שבוצע עבור עיריית אור יהודה.

הליווי כולל

• מיפוי מתחמים, יוזמות ובעלי עניין, ובניית תמונת מצב עירונית להתחדשות.
• הגדרת מדיניות התחדשות עירונית, כולל עקרונות תכנון, תעדוף מתחמים ופרוגרמה לשטחי ציבור.
• בניית תוכנית עבודה רב שנתית לקידום מתחמים, עם אבני דרך ומדדי התקדמות.
• תכלול יועצים ונספחים לקידום סטטוטורי, כולל בדיקות עקביות, תיאומים וסגירת פערים לפני הגשה.
• ניהול ממשקים מול מוסדות תכנון ורישוי, כולל הכנת חומרים, מעקב החלטות וטיפול בהערות.
• ניהול קשר עם תושבים ויזמים, כולל מענה לפניות, הנגשת מידע ותיאום תהליכים לאורך זמן.
• ביצוע בקרה ותיעוד של סטטוסים, חסמים וסיכונים, כדי לשמור על קצב ועל שקיפות עירונית.

התוצר הוא מנהלת מתפקדת שמייצרת מסלול עירוני להתחדשות, עם מדיניות וכללי משחק, קידום סטטוטורי עקבי ותיאום רציף עם תושבים ויזמים. זה מאפשר לקדם תוכניות בצורה תוך צמצום חוסר ודאות והתנגדויות, ראיה רחבה של התשתיות וצרכי הציבור שניתנים למימוש ולהפעלה.

מנהלת 360 של AVIV בנויה כמודל גג מוכח שמספק לפרויקט תשתית ניהולית מלאה, לא “עוד שכבת ניהול”. היא מתחילה בגיבוש תפיסת ניהול הפרויקט ברמת האסטרטגיה, הגדרת יעד לאומי או ארגוני לסט פעולות מדידות, והקמת התשתית שמאפשרת לעשרות גופים לזוז באותו כיוון. במקביל מוקם מנגנון תיאום שמחבר בין משרדי ממשלה, רשויות, ספקים, יזמים ואזרחים, כולל שפה משותפת של תהליכים, אחריות, נקודות החלטה ומסלולי אישור. היתרון הוא שהניהול לא תלוי באדם אחד או בתיאום אד הוק, אלא במערכת עבודה שמחזיקה קצב גם לאורך שנים.

הבסיס למודל הוא מעטפת דיסציפלינות פנימית שמאפשרת לקבל החלטות מהר ובצורה עקבית: מנהלי פרויקטים ומנהלי תכנון, מתכננים סטטוטוריים, מתכנני תשתיות ומים, מומחי סביבה וניהול סיכונים, אסטרטגים, GIS ויכולות בקרה תקציבית ולו ז. המנהלת לא “מחכה” שתוצרים יגיעו, אלא בונה את התשתיות שמייצרות התקדמות: אפיון תהליכים ושגרות ניהול, הטמעה אצל כל הגורמים, ובקרה שוטפת שמחברת בין תכנון, ביצוע והפעלה. כך נוצר מסלול עבודה שמאפשר לקדם אינטרסים מורכבים בלוחות זמנים מחייבים, עם תכלול שמצמצם חיכוך בין ממשקים ומונע חזרות ותיקונים.

המנהלת כוללת

• הקמת פרויקטור ומבנה מנהלת כולל הגדרת אחריות, סמכויות ושגרות החלטה.
• בניית תוכנית עבודה רב שנתית, עם אבני דרך, תיעדוף ושלביות ביצוע.
• PMO: ניהול לו"ז, תקציב וביצועים, כולל סטטוס עדכני, תחזיות והרמת דגלים בזמן אמת.
• תכלול תכנון רב מערכתי למבני ציבור ותשתיות, כולל סנכרון יועצים, ממשל ותשתיות תומכות.
• ניהול תכנון, ביצוע ופיקוח עליון, כולל ניהול קבלנים ותיאום מערכות בשטח.
• ניהול תשתיות מים, ניקוז וטיפול בשפכים, כולל ניתוח הידרולוגי וניהול נגר עילי.
• ניהול קשר עם הציבור ושיתוף תהליכים, כולל מענה לפניות, תיאום בעלי עניין והנגשת מידע.

התוצר הוא מנהלת מלאה שפועלת כנקודת שליטה אחת ומחברת את כל הדיסציפלינות לתהליך עבודה אחיד. זה מאפשר קצב ביצוע יציב, פחות חיכוך בין ממשקים, ודיווח שקוף שמאפשר לקבל החלטות בזמן ולהעביר פרויקט מתכנון לביצוע ולהפעלה בצורה נשלטת.